Автоматизация кафе/кофейни

 

Кафе и кофейня – популярное место отдыха и встреч для большого количества людей. Традиционно в кафе и кофейнях гостям предлагали много видов кофе и десерта. Однако со временем владельцы расширили меню: появились не только кофе и десерты, но и разнообразные напитки, а также существенная еда (в кафе).

Сейчас кафе или кофейня отличаются от ресторана лишь тем, что блюда в изготовлении проще, а ассортимент кофе больше. Но так же, как ресторан, и кафе, и кофейня нуждаются в автоматизации управления.

В таких заведениях информационную систему приобретают для повышения скорости обслуживания клиентов, контроля качества блюд и доходности заведения.

При этом схема обслуживания гостей и организация управления кафе выглядит следующим образом.

В зале официант принимает у гостей заказ и вводит его в систему. Информация о заказе передается на кухню и распечатывается на специальном принтере. В заказе указывается номер столика, фамилия официанта и перечень заказанных блюд.

В кафе с большой проходимостью сегодня часто устанавливают большой экран, называемый «Системой контроля кухни», на котором отображаются поступившие заказы. Блюда показываются на нем в порядке поступления заказов в систему и встают в очередь в виде отдельных окошек. Приготовленные блюда убираются с экрана с помощью пульта или клавиатуры, которыми управляет повар.

Посетители могут рассчитаться за кофе, десерты и еду непосредственно с барменом или с официантом, если гостей обслуживают за столиками. В этом случае бармен с терминала дает команду на расчет и печать счета. Счет распечатывается (в двух экземплярах) на принтере бармена и передается официанту для предоставления клиенту.

Официант, предав счет клиенту, дожидается от него денег, а затем со счетом и деньгами возвращается к своему терминалу. Если есть какая-либо ошибка в счете, то он может быть переделан на терминале старшим официантом или любым другим лицом (менеджером), ответственным за урегулирование таких вопросов.

При оплате кассового чека анализируется тип оплаты, который также может быть смешанным. Если у гостя имеется дисконтная  карта, то официант регистрирует ее и гость автоматически получает скидки. Информационная система может работать также с бонусными картами (например, «Малина»). Дисконтные карты можно использовать как средство расчета. Внеся определенную сумму в кассу, владелец превращает дисконтную карту в платежную. Это удобно, когда компании, находящейся по соседству с кафе, нужно организовать обеды для своих сотрудников.

Затем официант передает счет и деньги за выполненный заказ бармену (кассиру или любому другому ответственному лицу), который пробивает чек на общую сумму заказа и прикладывает его к копии счета, для возврата (со сдачей, если таковая есть) клиенту. Оригинал счета остается для отчета у бармена.

Контроль расходования кофе

Расход кофе контролируется с помощью специальной программы и дополнительного оборудования. Внутрь кофемашины устанавливается специальная плата-контроллер, которая ведет учет налитого напитка. Менеджер кофейни в любой момент может сравнить количество налитого и фактически отпущенного кофе или чая.

Такая организация работы кафе или кофейни позволяет не только ускорить процесс обслуживания клиентов, но и правильно наладить учет и отчетность работы заведения.

Менеджеру или руководителю нужны данные для правильной организации работы обслуживающего персонала, оценки полученной прибыли, принятия решения о пополнении запасов и др.

Для этого кладовщик наполняет базу данных информацией о закупаемых товарах, продуктах, напитках, чашках, ложках и т.д. Этого позволяет получать справки об остатках перечисленной номенклатуры материальных средств, аналитические справки о закупках у разных поставщиков и т.д. и т.п.

Бухгалтер рассчитывает и представляет меню (прейскурант) на напитки, блюда и другой товар. Вводит рецептуру блюд и напитков, если есть необходимость расчета используемых продуктов и напитков. Получает справки о реализации, затратах и остатках.

Таким образом, информационная система делает работу кафе прозрачной и позволяет руководству легко выявлять и устранять недостатки, препятствующие повышению эффективности работы и гибко реагировать на изменяющиеся условия рынка.
Заказать демонстрацию решения