17.02.2014

Что делать c отрицательными остатками в автоматизированной системе?

Ценность автоматизации розничного магазина для всех участников рынка вполне очевидна. В современных жестких условиях существования бизнеса автоматизация является эффективным инструментом управления, только при правильном его использовании. За время эксплуатации в автоматизированной системе накапливаются огромные объемы информации о товародвижении, которая очень важна руководству для анализа и принятия правильных управленческих решений. К сожалению, эта информация не всегда является достоверной и отражает реальную картину по наличию товара в магазине. Одной из причин искажения информации о товаре является наличие отрицательных остатков в товароучетной системе.

Проблема отрицательных остатков напрямую связана с технологией работы современного розничного магазина. Суть проблемы заключается в том, что в момент фактической продажи товара обнаруживается, что данная товарная позиция отсутствует на остатке. В результате после обработки данных о продажах в товароучетной программе появляются позиции с отрицательными остатками. Причину возникновения в автоматизированной системе отрицательных остатков можно выявить только путем тщательного анализа всех этапов движения товара с момента приемки до продажи. 

Наиболее распространенной причиной являются ошибки товарного учета, связанные с пересортицей при приемке, перемещении или продаже. Для сведения отрицательных остатков к минимуму руководству магазина необходимо особое внимание уделять качеству подготовки персонала и выстраиванию корректной товароучетной политики, связанной с регламентацией торговых процессов, разграничением зон ответственности персонала и внедрением различных методов контроля. Ведь предупредить проблему лучше и проще, чем потом искать причины ее возникновения. 

Тем не менее, рано или поздно отрицательные остатки появляются в любом розничном магазине с наличием большой базы номенклатурных позиций. Избежать этого практически невозможно, но можно свести отрицательные остатки к допустимому минимуму. 

Самое главное в борьбе с отрицательными остатками – это оперативно решать проблему по мере ее поступления. 

Если программными средствами отрицательные остатки запрещены, то разбираться с проблемой в любом случае придется в момент ее обнаружения. Суть этого метода заключается в том, что оператор должен исправить все ошибки в течение дня, в противном случае данные о продажах не будут зарегистрированы в системе. Этот способ может быть эффективен в маленьких магазинах с небольшим потоком покупателей. Но в крупных магазинах с большим наплывом покупателей оператор не успевает оперативно исправлять ошибки, в результате данные о продажах попадают в товароучетную программу с задержкой. Актуальность информации теряется, в некоторых случаях это может привести к сбоям в работе магазина.  

Самая распространенная практика – это все-таки разрешить иметь отрицательные остатки товаров. В этом случае сотрудник магазина беспрепятственно выполняет операцию продажи или списания товара, не задумываясь о правильности ведения учета другими сотрудниками. Но в тоже время необходимо обязать ответственных сотрудников оперативно разбираться с отрицательными остатками и не накапливать их, т.к. с течением времени невозможно определить причину их возникновения. Если этого не делать, проблемы накапливаются «снежным комом», и иногда единственный способ навести порядок в товарном учете – это начать учет в системе с «нуля».      

Продолжение следует…

← назад к списку